沃锐猎头分享企业档案计算机网络化管理的好处有哪几点?

来源:沃锐猎头公司
发布时间: 2021-02-18
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沃锐猎头分享企业档案计算机网络化管理的好处有哪几点?

        1、计算机嘲络化管理促使档案工作者根据档案的特点、研究综合开发、利用的方法和途径,以提供全、准、精的档案信息。企业电子档案的收集归档,将改变以往年或第二年初集中归档和档案形成部门将存有归档文件的磁盘人工送交档案部门的归档方式,使得电子文件网上归档随时成为可能。企业有关部门随时可将日常工作中形成的各种文件材料直接通过网络系统传输到档案部门,档案部门再根据归档的要求,进行鉴定筛选,及时将有保存价值的电子文件信息刻录到光盘等载体上记录下来,转化为电子档案,促进企业文档一体化的发展。

        2、档案的网络化管理促使各企业采取缩微化、微电子化解决存贮空间不足的问题,使各种文献的存贮技术和提取技术有很大的发展,解决馆藏结构单一、信息不全、提供速度慢的矛盾,使档案在有效期内发挥最大的效益。企业档案部门网络化管理后,可将档案管理细化至对每份文件的管理,全面完整地反映文件内容,实现对企业档案的文件级管理,这使得变革传统的立卷方法、实行按件保管成为可能。此外,随着电子文档、多媒体光盘存贮技术的产生及其性能的日益稳定,对于那些仅具有短期参考价值,不具备依据凭证价值的档案,其纸质载体形式,可考虑不归档保存,仅保存电子档案信息,这样将及大缩小档案存贮空间。

        3、企业档案行网络化管理,使档案有条件的资源共享,信息数据库相互检索利用,整体利用率功能放大。企业档案网络化管理后,除必须用纸质档案原件做证明依据的用户需要亲自到档案部门借阅外,其他用户可以利用计算机选择查阅内容,查找各种档案信息,存贮复制,档案工作者和用户将告别简单的借还工作方式,真正做到足不出户看档案,使得手工条件下令档案人员头痛的检索成为易如反掌,为解决档案编研成果实效性、实用性差的问题提供了办法。

        4、社会对信息需要在数量质量上、介质上的变化,促使档案工作者改变工作方式,通过多种渠道和方法提供综合精炼的信息服务。档案的网络管理方式,能使企业经济运行更有效率,企业通过获取高质量的信息,利用先进的国际标准、经营管理模式、先进的经营理念和技术、国内市场动态、政策动态等强化企业自身在市场上的竞争力。这是企业档案工作发展的必然趋势。

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