沃锐IT猎头分享计算机技术管理公司档案的优势

来源:沃锐猎头公司
发布时间: 2021-02-20
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        档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:其一,用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等:其二,用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件;其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率,档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的,是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

        因此,为了实现档案管理不同文献信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,就需要加强档案管理综合应用计算机技术的研究,购买文档管理一体化系统软件,进行档案管理的综合化管理。

        档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统;档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时,档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来,使之形成代表文件主题的概念,并选择主题词,把这个概念标识出来。然后,纳入检索工具和检索系统。当检索档案时,档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析,把它所涉及的检索范围确定下来,使之形成若干能代表检索目的的概念,并把这些概念转换成主题词。随后,从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件,从而找到利用者所需的档案文件。由此可见,主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁。

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